Tecnología de Espacio Abierto
Tecnología de Espacio Abierto se ha definido como:
- Una forma sencilla y poderosa de catalizar conversaciones de trabajo eficaces y de invitar de verdad a las organizaciones a prosperar en tiempos de cambios vertiginosos.
- Una herramienta metodológica que permite a grupos autoorganizados de todos los tamaños abordar cuestiones enormemente complejas en muy poco tiempo.
- Un poderoso proceso de grupo que favorece la transformación positiva de las organizaciones, aumenta la productividad, inspira soluciones creativas, mejora la comunicación y potencia la colaboración.
- El proceso más eficaz para que organizaciones y comunidades identifiquen problemas críticos, expresen sus pasiones y preocupaciones, aprendan unos de otros y, cuando proceda, asuman la responsabilidad colectiva de encontrar soluciones.
- El objetivo de una reunión de Tecnología de Espacio Abierto es crear tiempo y espacio para que las personas se comprometan de forma profunda y creativa en torno a temas que les preocupan. El orden del día lo fijan personas con el poder y el deseo de llevarlo a cabo y, normalmente, las reuniones de Espacio Abierto dan lugar a experiencias transformadoras para las personas y los grupos participantes.
¿Cuál es el mejor uso de Tecnología de Espacio Abierto?
Tecnología de Espacio Abierto es útil en casi cualquier contexto, el establecimiento de direcciones estratégicas la previsión del futuro, elaborar políticas, resolver conflictos, levantar la moral, la consulta con las partes interesadas, planificación comunitaria, colaboración y aprendizaje profundo sobrecuestiones y perspectivas.
¿Cuándo es Tecnología de Espacio Abierto el mejor formato de reunión?
Cualquier situación en la que haya:
- Un verdadero motivo de preocupación
- Diversidad de participantes
- Complejidad de los elementos
- Presencia de pasión (incluido el conflicto)
- Necesidad de una decisión rápida
- El Espacio Abierto funcionará en todas estas circunstancias. Sólo es inadecuado cuando el resultado de la reunión está predeterminado o si los patrocinadores no están dispuestos a cambiar como resultado de la reunión.
¿Qué resultados puedo esperar de una Reunión de Tecnología de Espacio Abierto?
Las reuniones sobre Tecnología de Espacio Abierto pueden producir los siguientes resultados:
- Todos los temas que a alguien le importen lo suficiente como para plantearlos estarán "sobre la mesa"
- Todos los temas se debatirán tanto como se quiera.
- Todas las conversaciones se cosecharán y se compartirán con los participantes.
- Se dará prioridad a todas las problemáticas.
- Los temas relacionados convergerán.
- Se asumirá la responsabilidad de los siguientes pasos a seguir.
- En reuniones de un día y medio o dos días y medio de duración, todos estos resultados se conseguirán con una conversación profunda y el compromiso de pasar a la acción
- Las reuniones de menor duración tendrán muchos de estos efectos positivos, pero normalmente en las reuniones de un día o menos se hace más hincapié en la conversación y menos en la acción
¿Cómo funciona una reunión de Tecnología de Espacio Abierto?
Open Space se rige por cuatro principios y una ley. Los cuatro principios son:
- Quien viene es la gente adecuada
- Pase lo que pase es lo único que podría haber pasado
- Cuando empieza es el momento adecuado
- Cuando se acaba se acaba
También hay una ley, La Ley de los 2 Pies o La Ley de Movilidad: "Si te encuentras en una situación en la que no estás contribuyendo o aprendiendo, muévete a algún sitio donde puedas hacerlo".
Los cuatro principios y la ley funcionan para crear un acontecimiento poderoso, motivado por la pasión y vinculado a la responsabilidad de los participantes.
¿Qué sucede en un Espacio Abierto?
Una sala de reuniones preparada para Open Space tiene un círculo de sillas en el centro, letras o números alrededor de la sala para indicar los lugares de reunión, una pared en blanco que se convertirá en el orden del día y un muro de noticias para grabar y publicar los resultados de las sesiones de diálogo.
Esencialmente, una reunión de Espacio Abierto sigue el siguiente proceso:
- El grupo se reúne en círculo y es recibido por el espónsor. El facilitador ofrece una visión general del proceso y explica cómo funciona.
- El animador invita a las personas con temas de interés a entrar en el círculo, para escribir el tema en una hoja tamaño carta y anunciarlo al grupo. Estas personas son los "convocantes".
- El convocante coloca su papel en la pared y elige una hora y un lugar para reunirse. Este proceso continúa hasta que no quedan más puntos del orden del día por convocar.
- A continuación, el grupo se separa y se dirige a la pared de la agenda, ya cubierta con diversas sesiones. Los participantes toman nota de la hora y el lugar de las sesiones en las que desean participar.
- Se lleva a cabo una negociación o mercado para unir conversaciones similares. Para esto se requiere el acuerdo.
- Las sesiones de diálogo se reúnen durante el tiempo restante de la reunión. Los grabadores designados por cada grupo captan los puntos importantes y publican los informes en el muro de noticias. Todos estos informes se reunirán en un documento al final de la reunión.
- Las sesiones de diálogo simultáneamente se reúnen en 2 o las rondas consecutivas. Los cosechadores o relatores designados por cada grupo captan los temas que se han debatido y les adjunta planes de acción para "sacarlos de la sala".
- A continuación, el grupo concluye la reunión con un círculo de clausura en el que se invita a las personas a compartir los comentarios, las ideas y los compromisos derivados del proceso.
